Как оптимально организовать хранение документов? Архивные стеллажи

Договора, платежки, чертежи — все это нужно где-то хранить. В любой момент могут понадобиться бумаги за позапрошлый год. Клиенту не интересно ждать, пока вы их найдете под завалами прочей макулатуры. Вашим потенциальным партнерам тоже. Чтобы не терять время и, как следствие, деньги попусту, важно навести в документации порядок. Архивные стеллажи этому очень способствуют.

Пять преимуществ использования специализированной мебели для архива

Может показаться непонятным, зачем покупать отдельный шкаф для офисных бумаг? Чем он отличается от любого другого стеллажа? Казалось бы: те же самые стойки и полки, ничего особенного. Однако создатели вложили в специализированное оборудование ряд особых возможностей:

1.Трансформируемость

Высота полок в шкафах такого типа обычно легко регулируется вручную. Можно также приобрести и установить разделители, чтобы дополнительно разграничить используемое пространство.

Систематизируйте отчетность по дате, виду, проектам и т.д. Выделите для каждого архивного раздела свою секцию, уровень, ячейку. И запутаться станет гораздо сложнее.

2.Простота сборки 

Конструктивно стеллажные архивы состоят из:

  • Перфорированных металлических стоек;
  • Полок;
  • Задних и боковых стенок;
  • Разделительных и ограничительных элементов;
  • Крепежей.

Все это поставляется в разобранном виде и собирается на месте как конструктор. Для этого процесса не нужны специальные навыки, профессиональные инструменты. Следуя инструкции, со сборкой справится даже далекий от рабочих профессий человек. Внедрить профессиональную архивную систему проще, чем вы думаете.

3.Быстрый доступ к любой бумажке

Когда есть четкая и понятная система, найти искомую папку просто. Это занимает минимум времени и сил.

4.Надежность

Архивная конструкция делается из стали. Это тонкий, но очень прочный материал, хорошо воспринимающий разные типы нагрузок: как на растяжение, так и на сжатие. Даже под чрезмерным весом он не спешит ломаться, он деформируется, но стойко держит оборону.

Грузоподъемность металлических конструкций высока — выше, чем у моделей из дерева или, тем более, из ДСП, пластика, гипсокартона. И даже при превышении предельных значений шкаф или стеллаж из металла никогда не сломается внезапно. Задолго до этого вы визуально заметите прогиб. Это станет очевидным сигналом, что полки стоит разгрузить.

У металлоконструкций есть минусы. Они могут быть поражены ржавчиной. На них негативно влияют перепады температур. Чтобы нивелировать недостатки, стальное архивное оборудование обрабатывают специальным красящим составом. Он эффективно защищает изделие от воздействий влаги, бытовой химии, пыли. Повышает его надежность и долговечность.

5.Минимизация пространства для ведения архива

Металлический стеллаж — это компактное решение. Особенно, если вы приобретете его на заказ. Тогда все сделают с учетом геометрических особенностей помещения. Ни один квадратный сантиметр не пропадет зря.

Основные требования к архивным стеллажам

Можно выбрать стандартную модель. Но окажется ли она оптимальной в вашем случае? Чтобы убедиться, что экземпляр вам подходит, уточните:

  • Габариты изделия. Впишется ли оно в свободное пространство в вашем офисе? Надо проверить.
  • Максимальную нагрузку. Соответствует ли это значение суммарному весу всех папок, альбомов, каталогов, которые требуется хранить?
  • Количество и конфигурацию полок. Будет ли вам удобно размещать на них широкоформатные чертежи? Трудовые книжки сотрудников? Книги?

Если по какому-либо параметру готовый стандартизированный вариант вам не подходит — лучше заказать стеллаж с характеристиками, нужными вам. Благо, это совсем несложно.